Druhy nomenklatúry prípadov, ich vlastnosti a účel

Organizácia efektívneho pracovného postupu v podniku nie je možná bez vytvorenia vhodných podmienok. Jeden z nich nomenklatúrou prípadov v elektronickej forme alebo na papierových nosičoch. Ak sa špecialista, ktorého činnosť súvisí s dokumentmi, opýtajte sa: "Naznačte typy nomenklatúry prípadov" - potom ich musí nezameniteľne zavolať. Skutočnosťou je, že od týchto zamestnancov sa vyžaduje, aby poznali klasifikáciu, aby mohli rýchlo navigovať v súbore dokumentácie.

Nomenklatúra prípadov: pojem, typy, obsah, význam

Pred opisom poradia stvorenia je potrebné porozumieť terminológii. Typy nomenklatúry prípadov kategórie vyvinuté v roku 2006vytvorená forma systematizovaných zoznamov názvov komplexov dokumentov vytvorených v podniku v priebehu svojej činnosti s uvedením doby skladovania. Sú potrebné na rýchle vyhľadávanie potrebných úkonov. Kvalita nomenklatúry bude závisieť od rýchlosti práce s papiermi. Zoznamy sa používajú na distribúciu a zoskupovanie implementovaných dokumentov do priečinkov, konsolidáciu indexovania, vytvorenie skladovacích období. Poskytujú tvorbu referenčných súborov a slúžia ako zdroj účtovných informácií. V praxi je to tak typy nomenklatúry prípadov, ako typický, približný, individuálny. Podnik je povinný nezávisle vypracovať zoznam so zreteľom na špecifiká jeho činností.

požiadavky

s ohľadom na typy nomenklatúry prípadov, ich vlastnosti a účel, normatívne akty definujú pravidlá použité pri ich zostavovaní. Pri vytváraní zoznamov by ste mali:

1. Sledujte jednotnosť prístupov k organizácii účtovníctva, popisu, systematizácie, vyhľadávania a uchovávania dokumentácie.
2. Použite indexovanie. Poskytuje zmeny, opravy a doplnenia príslušných častí zoznamov.
3. Stabilita indexu monitora.

Všeobecné charakteristiky

Zvážte stručne účel a typy nomenklatúrAko je definované vyššie. Jednotlivé zoznamy sú vytvorené pre konkrétnu organizáciu. Odrážajú dokumentáciu použitú pri každodenných činnostiach. V jednom odvetví sa spravidla zúčastňujú podniky, ktoré používajú akty toho istého typu. Pre ich zjednotenie a zoskupenie sa používajú typické a približnée nomenklatúra záležitostí. Ty majú odporúčajúci charakter. model druhy nomenklatúry prípadov. Obvykle stanovujú jednotnú indexáciu pre podniky celého odvetvia (systém). Model a približná nomenklatúra zostavená materskými organizáciami. Slúžia ako základ pre zostavenie individuálnych zoznamov pre konkrétne podniky. Na druhej strane podliehajú dohode s vyššími štruktúrami. Typy nomenklatúry prípadov a ich dizajn sú riadené kvalifikovanýmišpecialistov. Sú zapojení do vytvárania zoznamov a organizovania práce s nimi. Formovaná nomenklatúra musí byť v súlade s úradom a archívom podniku.

Dôležitý bod

V každej z nich musí byť prítomná nomenklatúra prípadovbez ohľadu na existenciu typického alebo približného zoznamu. Na organizáciu optimálneho vývoja konsolidovaného dokumentu. Zahŕňa to všetko typy nomenklatúry prípadov divízie. Konsolidovaný zoznam je koordinovaný s príslušným archívom. Po schválení hlavičkou sa výpisy sekcií prenesú do konštrukčných jednotiek na použitie v práci.

Špecifiká kompilácie

Pre zamestnancov, ktorí vytvárajú zoznamy, je dôležité nielen poznať aké sú typy nomenklatúry prípadov, ale aj zloženie, počet dokumentov,používané v podniku. Špecialisti v rámci svojej činnosti používajú ustanovenia o organizácii, aktuálny a posledný rok zoznamov aktov, personálne tabuľky, klasifikátory, inventár, referenčné súbory atď. Systém klasifikácie nomenklatúry bude závisieť predovšetkým od štruktúry podniku. Veľký význam majú funkcie, ktoré organizácia vykonáva. V tomto ohľade môžu ako klasifikačné kategórie slúžiť ako vnútorné rozdelenie, tak aj riadiace úlohy.

Typy dokumentov

Nomenklatúra prípadov by mala obsahovať všetky aktyodrážajú činnosti podniku. Dokumenty, ktoré používajú verejné združenia, sú zahrnuté do zoznamov organizácie, v ktorej boli vytvorené. V nomenklatúre môže byť prítomný a nedokončený obchod, ktorý prišiel od tretej strany spoločnosti na rozhodnutie, referenčné súbory. Nie je zahrnutý v zozname publikácií. Patria sem najmä zbierky rezolúcií, bulletinov, referenčných kníh, abstraktných časopisov, brožúr, indexov atď. Nezahrňte do nomenklatúry abecedy a iné pomocné materiály, ktoré neodrážajú hlavné smery organizácie.

Všeobecná objednávka

Text nomenklatúry záležitostí sa uvádza vo forme zoznam oddielov a pododdielov klasifikácieschému. Zároveň sú uvedené hlavičky súborov dokumentov. Potrebné informácie z dokumentov sa zaznamenávajú vo forme výkazov. Následne sa používajú pri tvorbe návrhu nomenklatúry. Zoznam môže vyzerať ako tabuľka. Napríklad:

Nomenklatúra záležitostí v nápravnovej škole 8 typov

číslo	index	hlavička	Počet jednotiek	Čas použiteľnosti	Poznámka.
1	2	3	4	5	6
Názov sekcie

Definícia znenia položiek

Vykonáva sa podľa stanovených pravidiel. Mali by najmä:

1. V zovšeobecnenej forme jasne odrážajú obsah prípadu, zloženie dokumentov umiestnených v ňom, druh a funkčnú príslušnosť.
2. Zahrňte požadované položky v jasnom poradí:

• Názov typu alebo podtypu. Môže ísť o korešpondenciu, časopis, objednávky, protokoly atď.
• Názov organizácie / štrukturálnej jednotky. Zadajte informácie o vývojárovi / autorovi dokumentu.
• Názov podniku, ktorému majú byť akty určené alebo od ktorých má byť prijaté.
• Stručný opis dokumentov.
• Názov územia, s ktorým je obsahom aktov.
• Obdobie (dátum), ku ktorému sa dokumentácia vzťahuje na daný prípad. Poskytuje tiež informácie o dostupnosti kópií.

Jedná sa o jednu otázku

Pri formulovaní záhlaví prípadov, v ktorýchtam sú také papiere, ak nie sú spojené s postupnosťou vykonávania, používa sa slovo "dokumenty" a na konci (v zátvorkách) uveďte ich hlavné typy. Mohli by ísť o správy, plány atď. Napríklad: "Dokumenty o vedení seminárov o archívnom podnikaní v podniku (zoznamy odporúčaných vzdelávacích a metodických publikácií, zoznamov)".

korešpondencie

Názvy prípadov, v ktorých je obsiahnuté, zahŕňajúzodpovedajúceho výrazu. Po označení "korešpondencia" uveďte, na akú vec a s kým bola vedená. V názve prípadov, v ktorých sú listy homogénnych korešpondentov, ich mená nie sú uvedené. Namiesto toho uveďte ich bežné druhy. Znenie by mohlo byť napríklad: "Korešpondencia s pobočkami organizácie pri každoročnom výkazníctve a plánovaní." Ak sú v tomto prípade písmená od rôznorodých korešpondentov, taktiež nie sú uvedené. V tomto prípade by ste mali špecifikovať len predmet komunikácie. Napríklad: "Korešpondencia týkajúca sa otázok týkajúcich sa prispôsobenia personálu." Názov konkrétneho korešpondenta je uvedený iba vtedy, keď prípad obsahuje iba písmená od neho a od neho.

Dokumenty týkajúce sa konkrétnych miest

Ak sú z týchto aktov vytvorené prípady, mená príslušných územno-správnych jednotiek sú uvedené v položkách. Toto by malo brať do úvahy množstvo odtieňov:

1. Ak sa týka obsahu súboru dokumentovniekoľko homogénnych oblastí, ich špecifické názvy nie sú uvedené. V tomto prípade je uvedený ich spoločný typický názov. Znenie môže byť nasledovné: "Dokumenty o organizácii interakcie vedúcich predstaviteľov ministerstva obrany v boji proti terorizmu."
2. Ak obsah patrí jednej administratívnej jednotke, jej názov je uvedený v názve.

dodatočne

V hlavičkách prípadov, v ktorých sú dokumenty zahrnutéplánovanie / podávanie správ, uveďte obdobie, na ktoré boli vypracované. Môže to byť štvrťrok, rok, pol roka. V nadpisoch prípadov, ktoré sa používajú na zhrnutie homogénnych dokumentov, je názov tohto dokumentu uvedený v množnom čísle. Napríklad: "Objednávky na podporu zamestnancov organizácie."

Vytváranie objemov

V prípadoch, kedy sa predpokladá, že prípad budebyť vytvorený z niekoľkých častí (napríklad s významným množstvom dokumentácie), najskôr je formulovaný všeobecný názov a potom (ak je to potrebné) názov jeho častí. Posledné mená vykonávajú vysvetľujúcu funkciu. Napríklad: "Servisné poznámky pre rok 2015", "Objem 1. Servisné poznámky pre 1. polrok 2015". V priebehu zostavovania a vykonávania súborov dokumentov je možné upraviť názvy. Súčasne je zakázané zahrňovať v nich upravené, nešpecifické formulácie. Najmä použitie slov ako "rôzne", "všeobecná korešpondencia" atď. Nie je povolené. Odporúča sa vyhnúť sa používaniu zložitých otáčok a úvodných slov.

zefektívnenie

Môže to byť vykonané dvoma spôsobmi:

1. V procese tvorby nomenklatúry v celom texteorganizácie na začiatku zoznamu tvoria titulky pre prípady organizačných a administratívnych aktov. Ďalej, v poradí klesajúcemu významu, sú uvedené názvy iných kategórií (zmluvné, plánovacie a reportovacie atď.). Kombinácia prípadov v štruktúre úsekov, ako aj priradenie mien týmto menom sa vykonáva s prihliadnutím na špecifické a funkčné vzájomné vzťahy medzi nimi.
2. Pri vytváraní konsolidovaného zoznamu miensekcie budú názvy samotných divízií na základe klasifikačných schém, z ktorých sú zostavené. Mená sú v súlade s personálom.

definície pojmov

Požadované prednastavenieaby sa zabezpečila organizácia pravidelného monitorovania ich dodržiavania, včasná úprava podmienok skladovania. Napríklad, termín sa môže zmeniť z dočasného na trvalý, ak existujú dôvody na to. Stanovenie období sa vykonáva v súlade s informáciami štandardného (rezortného) zoznamu dokumentov, ktoré sú vytvorené v procese podniku. Ak takýto zoznam neexistuje, používa sa približná / typická nomenklatúra. Určenie doby skladovania sa môže uskutočniť aj po dohode s poverenými orgánmi federálneho archívu.

Priradenie indexov

Vykonáva sa bez problémov a bez chýbidentifikáciu prípadov, ako aj dokumenty, ktoré sú v nich obsiahnuté. Index je symbol vytvorený arabskými číslicami. Môže obsahovať kód jednotky s pridaním sériového čísla príslušného prípadu (pomlčkou). Napríklad účtovné oddelenie má priradený kód 05. Výročná správa slúži ako dokument, ktorým sa otvorí oddiel. Preto prípad, ktorý obsahuje tento akt, je zaradený do indexu 05-01 ako súčasť konsolidovaného zoznamu.

</ p>>